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全社リモート4週間目に突入。現時点で取り組んだことと、見えてきた絆

こんにちは。広報担当の紙谷です。世の中の、可能な限り多くの企業が在宅ワークに切り替えて3週間ほどが過ぎたでしょうか。フクロウラボでは、3/30から全社リモートを実施しています。これまでも単発のリモートワークは認められていたので、ゼロから準備をする必要はなかったとはいえ、会社の誰もオフィスに行かない/全員がオンライン上でのみ繋がる/家族なども同居する『暮らすための環境』で仕事をする状況というのは、仕組みを根本から見直す必要がありました。

まだまだ各社皆さん試行錯誤しながら在宅ワークの可能性を探っているところかと思いますので、何か少しでもヒントになればと思い、この3週間でやったこと/うまくいったこと/悩んでいることなどありのままに書き留めてみます。

突然の全社リモート決定

そもそもの全社リモートの始まりは、東京都の外出自粛要請が出たことが引き金でした。メンバーからも不安の声が上がったことを受けて、経営チームと任意メンバーの話し合いの場が持たれ、疑問や不安などをディスカッションした上で在宅への切り替えが決まりました。

正直ベースで判断が遅いと感じたメンバーもいたと思いますが、結果的にこのタイミングで踏み切ることができて良かったと感じています。何が正解で何が最適か、答えがない中でのチャレンジではありますが、社員一同力を合わせてこの事態を乗り切ろうと、今まさに取り組んでいます。

全社リモート前日、これだけは決めようと動いたこと

まず、急遽決まったリモート開始前日、取り急ぎアクションする必要があったことはざっと以下のような感じです。

▽在宅ワークについて
・全社員のリモート環境調査(主に自宅のWifi環境)
・貸与PCのセキュリティチェック
・オフィスに来ないと出来ないことリストアップ(各部署ごと)
・万一オフィスに出社する必要があるときの注意事項
▽情報共有の方法
・もしも、本人/家族が新型コロナウイルスに感染した時の対処フロー
・全社リモート期間の決まり事や悩みなどを話すSlackチャンネルを作成
・全社/チームごとの朝礼やmtgを継続するか、どうやってやるか
・出退勤や休憩時間など、離席状況の共有方法
▽コーポレート系タスク
・代表電話の自動応答設定(→設定できる電話機じゃなかったので、工事から手配)
・勝手に届く系の備品発注を止める
・オフィスのカギどうやって共有するんだ問題
・押印が必要な場合の対応
・リモート期間中の交通費の支払いをどうするか(→変わらず支払う) などなど

前提として、代表の清水さんが『色々不具合が起きるであろう前提で、走りながらみんなで調整していこう。リモートだからと諦めず、できるだけ今やっていることを継続する方法を探そう』とメッセージをしてくてました。そして、突然の決定にも関わらずほんの数時間で、各部署のみんながそれぞれにできることやアイディアを持ち寄ってくれました。これはかなり心強かったな。。

特に、オンラインmtg用ツールは、これまで使っていたWherebyではなく、回線の質/使い捨てのURLを気軽に作れることからZoomを使用しようとエンジニアチームが率先して動いてくれました。11:00の朝礼で全社リモート移行が発表された後、終業時には「Zoom講習会をするよ~!」と全社員に声掛けしてプロジェクターをオンにし、インストールから使い方までレクチャーしてくれました。(その時の、「あ、◯◯さんが写った~。(ニコニコ手を振る)」みたいな和気あいあいとした空気感に、とても救われた気がします)

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走り出してから、試していること

当初の予定では、全社リモートは2週間という期間でスタートしました。その後、隔週金曜に延長の判断をする、と。しかしその後、7都府県に緊急事態宣言が出たため、GW期間までの延長を決定。約1ヶ月は在宅環境で業務をおこなうことが決まったわけです。こうなってくると、また必要なものが変わってきます。

当初から長引くであろうことは予想されていたため、リモート環境をより良くしようと色々なメンバーが自主的に動いてくれました。4/21時点でトライしていることはこんな感じです。


・リモート向上金の支給
・Discordを導入して気軽に雑談できる環境づくり
・オンライン面接は当たり前、採用会食もオンラインで実施
・オンラインでできるものは全てオンライン化
 ・押印は可能な限りクラウドサインに変更
 ・達成会代わりのZoomビンゴ大会を計画中
 ・Zoomお茶会を毎週開催
・効率が落ちている/リモートで困っていることをリスト化

▽少しでもリモート環境を改善できるように『リモート向上金の支給』
リモート期間の延長が決まった時点で、代表が独断で、1人25,000円の支給を決めてくれました。(みんな影で、イケメン。。。!と言ってます。)

利用用途の条件はなく、「補助金の対象にするつもりはないから、みんなのリモート環境が少しでも向上するように使って欲しい。椅子や机を買ってもいいし、一緒に過ごしている子供のおもちゃを買うことで業務に少しでも集中できるならそれでもいい。電気代や食費に当てても、癒やしグッズを買ってもなんでもいい。最短で動いて今月(4月)振り込む給与と一緒に支払います」と。(この時点で締まっていた給与計算を速攻動かしてくれた経理チームにも感謝)

みんながどのようなことに困っているかを知りたかったのと、他の人が買ったものがヒントになるという観点で、向上金リストにざっくり使いみちを書いてもらいました。カテゴリの分布は以下のような感じ。

リモートワーク向上金

一番多かったのはやはりファシリティ。主にモニター、ワークデスク/チェア、イヤホンなど。オフィスで使っていたからか、yogiboを買っている人も多かったです。中には「この機会に先行投資!」と20万円のアーロンチェアを買ったというツワモノも!

その他は、心を癒やす観葉植物や、緑茶の箱買い、未来へのモチベーション維持のためのディズニーチケットなんかもありました。

▽話しかけるハードルを下げろ!『Discordを導入して気軽に雑談できる環境づくり』
フルリモートだとどうしても、相手の状況が見えにくいので話しかけづらく、テキストコミュニケーションではニュアンスや温度感が伝わりにくい。そして何より黙々と仕事をしがちで、オフィスにいれば自然と交わされるちょっと気持ちが和むような会話ができない。。。

こちらも代表の清水さんの鶴の一声で、Discordが導入されました。待機しているチャンネルごとにボイスチャットで気軽に話しかけられるので、Slackのテキストコミュニケーションとは違った温度感があり、ZoomのようにURLを共有する手間もありません。まさに隣の席に座っている人に話しかけるような感じ。

まずは清水さんが、勝手に各チームごとの部屋と、『ファミレス席』『フクロウ食堂』『喫煙所』などの部屋まで作って、メンバーが気軽に話せるきっかけを作ってくれました。雑談って、とても重要だけど、度を超えるとサボっているとも捉えられかねないので、メンバー主導ではこの文化を作りにくかったかもしれない。代表が率先してDiscordを広めてくれたのはありがたかったな~と思います。

今では、『あつ森』や『精神と時の部屋(集中したい人用)』なんてチャンネルもあります。部屋の名前は意外と重要で、自分と関わりがない名前がついていると、なかなか入りにくいというのがわかったこと(例えば、『喫煙所』には普段タバコを吸わない人は入って行きづらいとか)。そこは、みんなが楽しみながら、話しかけやすい環境づくりをしてくれています。

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▽オンライン面接は当たり前。採用会食もオンラインで実施!
この状況でオフライン面接は不可能。かといって、採用は止めたくない。だけど、完全に最終面談までオンラインのみで内定を出す意思決定はできるのか。。。?

そんな思いをまだまだ払拭できない中で、走り続けているというのが本音です。1次面接はオンラインで実施。その後は通常だと料理部や採用会食で現場メンバーと話す時間を取っていましたが、これもオンラインに切り替えてZoom会食を実施中です。

しかし問題はその後。
・カルチャーフィットを重視している弊社が、最終的に一度も会わずに内定を出せるのか?
・入社いただいて、フルリモートでオンボーディングできるのか?

これにはまだ答えは出ていません。今週清水さんは、候補者の方の自宅近くの公園へ自転車で向かい、最終面談を実施予定(その発想に正直驚きましたが、とても清水さんらしい)。他社さんの事例なども参考にさせていただきながら、いろいろチャレンジしてみようと思います。

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▽オンラインでできるものはすべてオンライン化
長くなったので、まとめて紹介していきます。

『押印は可能な限りクラウドサインに変更』
今、管理部の方の出社理由で一番多いのは『押印のため』ではないでしょうか。ハンコひとつ押すために、電車に乗って会社へ行く?大事なことではありますが、この時代、方法なんていくらでもあります。経理メンバーがさっとクラウドサインを導入し、仕組みを切り替えてくれました。

『達成会代わりのZoomビンゴ大会を計画中』
みんなで頑張って予算達成したけど、達成会をしようにもこれまでのようにレストランには行けません。こういうときだから盛り上がることをしたい!ということで、予算をスライドしてZoomビンゴ大会を計画中。

『Zoomお茶会を毎週開催』
あとは、シャッフルランチができなくなって、他部署の動きが見えにくくなりました。みんな元気かな、という声から、Zoomでシャッフルお茶会をやってみました(コミュニケーション機会と、みんなの健康度をみんながチェックし合うため)。ランチだと家族のごはん準備など時間を合わせにくかったのでお茶会にしましたが、これがとても好評。15分じゃ時間が足りないと言われてます笑。みんなが仲間に会いたがっているのが微笑ましいな~と思いながら、話題に困ったときの『ごきげんよう方式サイコロ』も用意したりして、毎週楽しんでます。

その他、いつもは飲み会なんてしないのに、花金Zoom飲み会なんてものも企画して、かなり盛り上がっていたようです。産業医面談だって、Zoomでできる。予想以上に、試してみるとオンラインでもできることは多いです。

夕礼

▽『効率が落ちている/リモートで困っていることをリスト化』して悩みを解消
『リモート課題感ヒアリングシート』なるものを、営業メンバーが自発的に作ってくれました。個々が感じているリモートの悩みを書き込んで、解決策を探っていくためのもの。今見たら30以上の課題が上げられていて、半数以上が解決していました。すごい行動力。こんな感じで、思いついたらどんどん実行!今まではなかった制度や思考が、たくさん生まれています。

オンラインでも支え合える絆

今、強制的にこういった状況になったことで、改めてカルチャーや価値観を共有してきたからこその『絆』のようなものを強く感じています。これまでの歴史があったからこそ、それぞれがオンラインでも顔を合わせればホッとするし、仲間の笑顔で頑張る力をもらっています。事態が収束した後には、企業によってはフルリモートに切り替えるなど、世界的な働き方に変化が起こるのでしょう。フクロウラボでは今のところ、本質を見失わず、リアルに対面することで生まれるコミュニケーションを大切に、より良い価値を社会に提供したいと考えています。


あぁ、早くみんなに会いたい。

スキありがとうございます!すき!
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アドテクノロジーで「かけがえのないパートナーになる」ことを目指し奮闘しているベンチャー、フクロウラボのnoteです。 はたらきかたのTips、メンバー、採用情報、社長のコラムなどを発信しています。

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コメント (1)
最後の一文に涙出ちゃいました...
行動力すごい
参考にさせて頂きますね
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