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効率的なMTGに必要な3つのこと~リモートワークにも役立つTips~

広報担当の紙谷です。とある調査によると、会議に費やす平均時間は年間『159.1時間』だそう。これを営業日に換算すると、約20営業日分...!効率重視な一面を持つフクロウラボでは、MTGの心得が会議室に貼り出されています。効率的で生産性の高いMTGにするために実践している『3つのこと』を、こっそりとお伝えしちゃいます!現在在宅ワークを余儀なくされている方々にも、少しでも参考になれば幸いです。

その1:そもそも無駄なMTGは『設定しない』

これ、当たり前なようで実はできていない場合が多いです。『定例でなんとなく参加してる』とか、『そういえば自分が参加している意味がわからない』とか。胸に手を当てて考えてみたら、1つや2つ思い当たるかも...。

例えば8人で1時間MTGをしているなら8時間分のリソースを割いているということですよね。コストで言ってもこれを週イチペースで半年続けると30万円近い金額になります。

参加者は本当に必要なメンバー構成か、MTG設定時間は適切か。無駄なMTGをしないために、普段からサクッとすり合わせをする習慣をつける、アウトプットがなくなってきたMTGはやめてみる、などもオススメ。

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その一方で代表の清水さんは自ら、正社員全員との1on1を毎月行なっています。メンバーの現状把握や困っていることはないか、どのように改善すべきか等をラフに話す時間です。必要なことには時間をかける。無駄なことはしない。やめる勇気を持つ。見極めが何よりも大切です。時は金なり...!

また、現在全社リモートの体制を取っていますが、だからこそオンラインでのコミュニケーションは省かずに実施しています。全体朝礼も全員でzoomを繋いで会話できていますし、普段から不要なMTGは減らしているので無駄にデータ通信量をすり減らす心配もありません。

余談ですが、『リモートにするからってできるだけ何も変えない、やる方向でどうすればできるかを考える』と清水さんがリモート開始前に言ってくれたのは、こういう時に組織がバラバラにならないためにも重要な意思決定だったなと思います。

その2:必要なのは『ゴール設定と事前準備力』

良くありがちなのが、MTGの最初に『状況報告・情報の共有に多くの時間を割く』というパターン。『MTGは目的と事前準備力で決まる』とは清水さんが口を酸っぱくして言っていることですが、フクロウラボでは以下を徹底しています。

①MTGの目的、ゴール、アジェンダを事前に共有する
②MTG開始時に目的とゴールを再度宣言する
③時間を意識してファシリテート/タイムキープする

①MTGの目的、ゴール、アジェンダを事前に共有する
前述した『報告に多くの時間を割く』という無駄を省き生産性を上げるため、参加メンバーは各自先んじてアジェンダや認識しておいてほしいことを議事録で共有しておきます。また、MTGの目的(なぜMTGをするのか)とゴール(MTGが終わった時にどうなっていたら良いMTGだったねとなるか)も記載し、目的意識と方向性を共通認識としています。アイディア出しが必要なものであれば事前にイメージを伝え、MTGで煮詰まってしまわないように準備を促します。ただし、準備に時間をかけすぎないように注意(←私がよく言われるやつです...。反省。)

②MTG開始時に目的とゴールを再度宣言する
MTGの目的とゴールを参加者全員が認識することは超重要なので、冒頭に再度認識をすり合わせます。何をゴールとしたMTGなのか(ブレストでとにかく意見を出すのか、ここまで決めきってアクションに移せる状態を作りたい!のか、によって時間配分が全然違う)、何を期待されて自分がアサインされたのかを明確にすることが、MTGの生産性を驚くほどアップさせます。また、定例MTGの場合は前回決まったアクションの振り返りをしてから議題に入ります。決定したアクションはやりきれたのか、やってみてどうだったか、など。

③時間を意識してファシリテート/タイムキープする
フクロウラボのすべての会議室には、タイマーが設置されています。しかも1台で2つの時間を測れるタイプ。AのモードではMTG時間をセットし、Bのモードではまとめに入る時間をセットして使っています。Bが鳴ったら話し合いをやめてアクションの確認をし始める。Aが鳴る頃には会議室を出る、といった感じです。

設定した時間内にアクションを決めきり、各自何日の何時までにそれをやりきるかの確認までを終わらせられると良いですね。議事録は全社員が閲覧可能な場所にアップして、いつでも確認できるようにしています。

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使ってるのはコレ↓

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その3:会議は相談メインではなく『意思決定の場』

ここまで話してきたことを実践すると、MTGは報告の場ではなく『意思決定の場』にすることができます。事前に状況を把握し課題を洗い出しているので、ディスカッションの時間を多く取り、『何をするか』までを決めきることができるのです。参加者全員が当事者なので、眠気が襲ってくる暇もありません(笑)

その上で、あえてアジェンダを決めずに行なうMTGも存在します。先に上げた1on1もそのひとつですが、『雑談レベルの雰囲気で話す』『脱線する』ことで見えてくる課題というものも必ず存在します。その中で露呈した問題を、改めて別途MTGを設定して話し合う、なんてことも。

全社リモートの今、オンライン上では表情や息使いが相手に届きにくくなります。だからこそ、目的やゴールなど含め『見えない前提』をしっかり見える化し、認識齟齬のないようにすることが大切です。ちなみにフクロウラボでは、基本的には画面/音声ONにしよう、というルールでコミュニケーションをしています。(メンバーの家族と挨拶できる、なんていう副産物もあっったり^^)

『MTGの極意』は働きやすさと成長に直結する

実際に実践してみるとわかるのですが、このMTG術がもたらすものは単に効率化だけではありません。『事前準備』は想像力や行動力を磨きますし、スケジュール管理力や周囲との協調性も育ちます。MTGに全員が目的意識を持って参加することで自発性が身につきますし、実際にアクションを起こす力や改善提案をする力にも繋がります。

その結果、全員が事業意識を持って周囲と協力しながら、個々の業務をスピード感を持って進められるようになり、事業成長に繋がる、というわけです。会社だけがハッピーなわけでなく、メンバーにとっても様々なスキルが磨かれたり、無駄な残業もなく自分の時間を有意義に過ごせるわけですから、メリットだらけですね。

気持ちよく働くためには個々人の努力も必要ですが、環境や体制が整っていないとすべてを実行に移すことは難しいかもしれません。メンバーがこういった意識を持ち続けられるような組織作りには、会社としての胆力が試されるなぁとしみじみ感じるこの頃です。全員が顔を合わせられない日々が続いていますが、こんなときこそみんなで力を合わせて、できる限り効率を落とさず笑顔のチカラを大切に、乗り切っていこうと思います。

スキありがとうございます!すき!
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アドテクノロジーで「かけがえのないパートナーになる」ことを目指し奮闘しているベンチャー、フクロウラボのnoteです。 はたらきかたのTips、メンバー、採用情報、社長のコラムなどを発信しています。

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