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日頃のもやもやってどうやって解決する?働きやすさに直結する業務改善ミーティング

業務中にこれ気になる、こんな機能があれば楽になるのに、みんなはどう思っているんだろう、と感じることはありませんか?それをどこに相談、依頼できますか?

例えば社内のチャットツールであるSlackで業務依頼をした時に、ノーリアクションやスタンプのみのリアクションだけで済まされる。依頼した側は、本当はちゃんとテキストで返信してほしい重要な業務内容なのに...。と、少し温度差のズレを感じることがあります。それでも仕事がうまく回っているなら、見て見ぬ振りでそのままの状態に。
そんなちょっとした問題を、KPTミーティングで相談し改善しています。今回は、KPTの効果を紹介します。

ラフな相談ができるミーティング

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「K」Keep良いところはそのまま継続、「P」Problem現状の課題、「T」Tryやってみよう、というKPT法の流れでミーティングを進めています。そのやり方を説明しましょう。

個人的に抱えているタスク、問題、改善案、会社全体のこと、意識すべきこと、助けてほしいことなど、ミーティングの場で課題を挙げます。課題の数は制限なし。
このミーティングを始めた頃は、こんなことを書いてもいいのかな?という遠慮や恥ずかしさがあっても、毎月行う度に、小さな悩み事も気にせずラフに言えるようになります。「無礼講で書こう」という意識で遠慮なく課題を挙げることもKPTで大事なことのひとつです。
課題を把握し、解決策を話し合う。解決策、アクションはいつまでに誰がやるのか、という期限を必ず設定してミーティングは終わります。

今までにあがった課題
・リモート中のオン、オフの切り替えが難しい。
・リモートになりメンバーと雑談する機会が減って、コミュニケーションが取りづらい。
・独自システムの改善要望、欲しいレポート機能について。
・〇〇さん仕事しすぎ。頑張りすぎて心配。
・自席にいると空調が寒すぎる、暑すぎる。

1名ずつ自分の課題を発表していくのですが「あぁー分かる、確かに。それね!」というリアクションがあり、無駄な問題、課題は一つもありません。
お互いに気持ちよく働くために挙げていることなので、小さな問題でも個人の意見を尊重する空気づくりが重要なのです。

チーム内では解決しない課題もあがります。例えば会社の制度、全社員に関わるものは、各チームのファシリテーターが集まる課題解決推進KPTで話し合ってもらいます。その前に、チームでは何が課題か、どう解決してほしいか、意見を一致させてファシリテーターに課題を託します。

実際はどう思っているの?

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参加しているメンバーの声を聞いてみました。

——みんなの前で発表するメリットはどのような部分でしょうか?
・課題に対して、メンバーの感覚を知ることができる。
・自分の意見と反対意見もあり、別の視点で課題をとらえることができる。
・課題の理由や背景まで伝えられる。
・同じ課題を持つ人に解決策を教えてもらえる。
・個人的な課題でも、チームに話すと連帯感が生まれる。課題を共有することで周りの人も助言できる。
——KPTの良いところを教えて下さい。
・業務の内容についての話し合いだけではなく、普段の仕事に対する気持ちなどをざっくばらんに話せる、コミュニケーションがとりやすい。
・チームKPTをやることでより言いやすい、仕事がしやすい環境が作られている。
・みんなで一緒に考えて、それを解決するには?という議論を広げられる。Tryの話合いでは、意見が一致し納得できるアクション、やるべきことが決めやすい。
——KPTをやって変わったこと、効果があったことを教えてください。
・問題を解決するにはまず問題を見つけなければならないので、業務改善を頭の隅に置いて仕事をするようになった。日々の業務の中で、いろいろな気付きに繋がった。
・新しく取り組む解決策でも、背景や理由を分かっているのでアクションしやすい。
・KPTで挙がったシステム改善の要望が実際の開発に繋がり、業務効率が上がった。
・Slackスタンプの使い方を議題に上げ、みんなの意識が変わりテキストでの返信が増えた。みんなに自分の考えを伝えられて良かった。

全員が平等に言える環境

以前は、社内サーベイで個々に改善案や課題を上げていました。一言で書かれた問題点の背景までは汲み取れず、適切な改善点を見つけられないことも。そこで、一箇所に意見を集めるのではなく、チームごとにKPTを行う今の形になりました。
始めてみると課題把握、アクションの決定、目標に向けて行動するまでの流れがスムーズになりました。

自分が困っている事を知ってもらえる、共感してもらえる安心感を醸成できるKPTミーティング。みんなが平等に声を挙げられる場になっていて会社全体の働き心地のよさにつながっています。


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コメント (1)
KPTミーティング。素敵ですね。御社で働く皆さんの大事な人生の一部分で共にお仕事しているので、できるだけそのお仕事の関係者皆さんにとって良い時間になることって大事かなと思います。
以前、大勢の方々とお仕事しなくてはならなかったとき、どんなお立場の方も、大切な人生の大部分を共にお仕事しているので、みんなで心地よくお仕事できるようにと苦慮?!したのを思い出しました。色々な方がいらっしゃるので。。。。
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